Para que uma empresa de Comércio Exterior tenha uma gestão eficiente e consiga mensurar o desempenho dos seus processos, é fundamental a aplicação de KPI (Key Performance Indicator), conhecido em português como indicadores-chave de desempenho.
Os indicadores de desempenho servem para auxiliar nas tomadas de decisão, direcionando a empresa na conquista de suas metas de acordo com as estratégias elaboradas. É utilizado com a finalidade de medir os resultados obtidos diante dos planejados e servir como base para traçar novas metas.
O processo operacional no Comércio Exterior é extenso e complexo, além de estar sujeito a diversos fatores internos e externos que podem impactar principalmente no custo do produto. Com isso, o KPI poderá auxiliar na agilidade e na identificação de gaps na operação, assim como promover melhoria contínua e melhor desempenho da equipe.
O que são KPIs?
“Se você não pode medir, você não pode gerenciar. ” (Peter Drucker)
Os KPIs são métricas utilizadas para melhorar a performance e o resultado da empresa. Estão ligados diretamente ao planejamento estratégico da organização.
Os indicadores são divididos em três tipos:
- Operacionais: utilizados para decisões de curto prazo, processos de rotina e ações corretivas no cotidiano;
- Táticos: utilizados para auxiliar na tomada de decisão de médio prazo, visto que entrega maior possibilidade de análise para elaboração de plano de ação e melhorias;
- Estratégicos: estes, por fim, são utilizados para definir os objetivos da empresa e como alcançá-los visando o longo prazo.
Para elaborar as medições é necessário definir o SLA (Service Level Agreement), ou seja, o Acordo de Nível de Serviço. Essa definição será feita para especificar uma qualidade ou prazo mínimo esperado em determinada atividade do processo.
Também poderá ser aplicada para fatores internos, como o desempenho operacional da equipe, ou externos, direcionado aos prestadores de serviço. Por exemplo, estabelecer o prazo de 7 dias para pagamento de fretes internacionais a partir da chegada no porto.
Uma vez definido o SLA, poderá ser feita uma análise mensal a fim de verificar se o agente de carga está enviando a fatura dentro do acordado.
O KPI no Comércio Exterior irá mostrar a partir da análise de dados se o SLA foi cumprido. No exemplo que demos, isso auxiliará na gestão de caixa, já que poderá tratar com o prestador de serviço um plano de ação para que o acordado seja cumprido.
Quais são os KPIs no Comércio Exterior?
Apesar dos KPIs serem reativos, ou seja, servirem para analisar fatos que já ocorreram, são essenciais para direcionar mudanças que resultem em melhorias futuras.
Primeiramente, é importante fazer a gestão do básico e, posteriormente, desenvolver estratégias conforme as necessidades.
KPI no Comércio Exterior: confira os principais
Os principais KPIs no Comércio Exterior são utilizados para:
- Volumetria anual: fazer um comparativo anual, comparando mês a mês se o volume aumentou ou diminuiu no decorrer dos anos;
- Volumetria por modal: auxiliar nas negociações de fretes internacionais;
- Despesa de armazenagem: analisar novas opções de terminais ou recintos alfandegados para redução ou negociação dessa despesa;
- Lead time dos processos: identificar o lead time por tipo de produto vs. origem. Isso também auxilia no cumprimento dos prazos no transit time dos armadores ou agentes de carga;
- Volumetria por porto, aeroporto ou fronteira: determinar o lead time da operação e negociação de armazenagem, visto que cada opção envolve tratativas diferentes no desembaraço;
- Canais de parametrização: avaliar mensalmente quais os canais mais frequentes, além de efetuar um plano de ação para problemas documentais (quando houver);
- Volumetria por agentes de carga ou rotas: conseguir uma melhor negociação nos fretes internacionais e taxas aplicadas por meio desses dados;
- Volumetria por analista: determinar volume vs. complexidade, o que ajuda na divisão justa de atividades e desempenho individual;
- Estoque: avaliar os SKUs (Stock Keeping Unit) de importação ou exportação, avaliando nível de estoque vs. cargas em trânsito ou previstas para embarcar;
- Gestão de caixa: estabelecer um comparativo mensal e uma projeção de caixa do mês seguinte a partir dos dados dos embarques atuais. Esse indicador auxilia principalmente no controle de variação cambial, minimizando os riscos de perdas entre o desembaraço e a venda;
- Gestão de despesas: monitorar as despesas por categoria, modal, origem ou qualquer outro aspecto que seja necessário. Esse indicador mede quanto representa o custo por importação, a fim de tornar a gestão eficiente na redução de custos.
Quais empresas podem usar KPIs no Comércio Exterior?
A definição dos KPIs deve ser feita de acordo com a necessidade de gestão de cada empresa, pois cada uma terá seu ponto de análise. Por exemplo, para os prestadores de serviço é importante avaliar se há um aumento na carteira de clientes.
Em caso de retração é preciso entender os motivos, já que não é apenas preço que mantém um cliente fidelizado, mas também o nível de serviço prestado.
O KPI no Comércio Exterior pode ser implementado por qualquer empresa que esteja ligada ao mercado internacional, tais como:
Despachantes aduaneiros
O papel do despachante aduaneiro é fundamental no Comércio Exterior. Como este prestador de serviço está presente em quase todas as etapas de uma operação internacional, é de grande relevância para ele a implementação de KPIs.
Agentes de carga
Os agentes de carga poderão implementar KPIs com foco no serviço dos armadores, processos internos e operação de clientes.
A partir de um KPI no Comércio Exterior a empresa terá informações sobre os armadores que mais trabalham, prazo de pagamento médio, transit time e nível de serviço prestado aos clientes.
Importadores
Os importadores necessitam de uma ampla cadeia de informação, visto que no cenário atual do mercado internacional qualquer detalhe se torna um diferencial.
Além disso, reduzir custos e obter ganhos operacionais são essenciais para qualquer negócio. Analisando KPIs o importador consegue ter visibilidade e tomar decisões em relação aos processos internos, bem como relacionadas ao cenário externo.
Exportadores
Na exportação, os KPIs podem ser grandes aliados para prospecção de mercado e fidelização de clientes. Isso porque podem ser estabelecidos alguns SLAs e efetuadas reuniões estratégicas tanto com a equipe operacional quanto de vendas.
Trading Company
As Trading Companies são especializadas em operações de exportação e importação de diferentes produtos e em diversos mercados. Além de possuir conhecimento de toda operação, elas têm amplo conhecimento no mercado internacional, sendo importantes na prospecção de mercado.
Com essa gama de informações é possível criar uma boa gestão a partir de KPIs, otimizando sua performance e analisando pontos de melhoria.
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O KPI no Comércio Exterior traz competitividade e confiabilidade na operação.
Para isso, a empresa precisa ter uma boa base de dados que permita criar os indicadores de performance e que, portanto, deve ser implantada de forma estruturada e com informações confiáveis.
A AIN Global possui toda a estrutura necessária para oferecer soluções no mercado internacional, resultando em crescimento rápido e de qualidade para a sua empresa.
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